定時で帰れて成果UP②
どうもミトコンドリオンです。
定時で帰れて成果UP
絶対に残業しない人の時短（しごと）のワザ
伊庭正康
第2章
「やらない」人になる
・「やったほうがいい」ことを、やめてみる
残業がやめられない人に共通することは、「時間の許す限りは、やらねばならない」と考えてしまうことです。これでは早く帰れるはずがありません。
そこで「成果に影響しないこと」はやめる。と決めることです。
やった方が良いが、効果が不明確→勇気をもって、ここをやめることで一気に成果が上がる
やった方が良くて、効果が明確→上記の余ったエネルギーをここに絞る
やらない方が良いが、効果が明確→あれもこれも手を出さない。次の一手として温めておく。
|
効果が明確 |
ここに絞る |
|
|
効果が不明確 |
|
×やめる |
|
|
やらない方が良い |
やった方が良い |
私も「やったほうが良いことはやってしまう」人でした。しかし、よくよく考えてみれ、「やったほうが良いこと」は無限にあります。「やったほうが良いこと」はどんどん増えていきます。なんかそういう時だけ見つける能力って高くなりますよね（笑）
時間は有限なので、効率よく成果を出すために選別することは重要だと思いました。なので、私も納期や重要度を見極めて優先順位を決めています。また、どうしても優先順位がつけれない場合は、上司の意見も聞いています。この時にやらなくてもよいことを確認しています。
・人のペースに振りまわされない
急な仕事や打ち合わせを打診されることがあると思います。もちろん、緊急事態であれば、最優先に対応することが正解です。振り回されないためにも、上手な断り方を身につけておきましょう。
断ることは難しいことです。そこでコツがあります。
ウソでも「すみません。所用が入っているのです。でも、どんなお話ですか？」と聞き返してください。決して「無理です」とは言わないこと。相手のメンツをつぶすことになりかねませんからね。
また、その時に「断る理由」を説明しないことです。「所用がある」とだけ伝えましょう。
例
「飲みに行かない？」と誘われたとき、「嫁さんが夕食を用意していて」と断ったとしましょう。すると「嫁さんの料理に劣る」という構図になるわけです。
断る理由を言わないことも相手への心配りです。断る理由を詳細に言ってしまうと、「それより軽い誘い」となるので、要注意です。
これは私自身まだできていないです。断りたいのですが、断り方がマスターできていません。「う～～～～～～～ん」と言いながら迷いますが、結局引き受けてしまいます。断ると今後の仕事の進め方に支障が出てきてしまうかもと心配してしまいます。
でも、よくよく考えてみると、自分が仕事を頼んで断られても、「これからあの人の頼み事はやってあげない」とは思わないなと思っています。これはこれからの大きな課題になりそうです。
・“ゼロ”からつくらない
毎回、企画書をゼロから作成していたら、時間がいくらあっても足りません。まして、デザインまで考えていたら、長時間残業は確定です。
そこでおすすめの方法は「ワンリソース・マルチユース」です。つまり、同じ素材を使いまわすことです。例えば、うまく作られている企画書を他の案件でも修正して使いまわすことです。
これは皆さんも実践されているのではないでしょうか。会社ごとのある程度の書類の書式はあると思います。私の会社でもよく作成する書類についてはある程度揃っています。しかし、現在はみんなは必要ないけど、私とその周り少数には必要かもしれないものについては、時間があるときにコツコツ作っています。
これが運用された時は、チーム全体で時短と成果アップが実現できると信じています。
第3章
「決断」で迷わない
・準備は後。まずは「日程」を決める
年収の低い人は「正確さ」を重視し、年収の高い人は「段取り・成果の質」を重視するという驚きのデータがあります。大切なことは「正確さ」ではないことを示唆しています。
そこで段取りをよくするコツですが、何かをするとき、「準備は後。まずは日程を先にきめてしまう」ことです。
これは実践しています。また、うまくいかない場合も含めて保険を掛けて納期交渉もするようにしています。ただ、たまに抜ける場合があるので、慌ててスケジュールを空けるときがあります。日程を決めておくと、意外と準備ができていて、順序良く仕事を終えることができます。
・「機会ロス」マニアになる
効率を高める際に外せない視点があります。それは「機会ロス」です。
例えば、買ってくれたお客様ではなく、買ってくれないお客様に焦点を当てます。コンビニなら、どんな人が「サラダ」を買っているのかではなく、なぜに「サラダ」を買わないかを探ることです。その「機会ロス」をなくすことが、勝ち筋を見つける手掛かりになります。
これもある程度実践するように気を付けています。営業に進捗を確認して顧客の反応を分析しています。好感触ならもちろん嬉しいですが、うまくいっていない場合は理由を聞いて、今後の課題として、次の目標にしています。
・最短距離で成果を出すためにKSFを1つだけ選ぶ
最短距離で成果を出すためには、「勝ち筋」が必要です。「ロジックツリー」を使いましょう。モレなく、ダブリなく要素を出した上で、「最も効果的だと思われる要素」を1つだけ選ぶ方法です。この要素のことをKSF（キー・サクセス・ファクター）といいます。
課題や問題を分析するのは重要ですが、私の場合は時間がなかなか必要になります。なぜなら、部署で相談すると、やった方が良いことばかり出てきて、結局、すべてやることになるからです。絞ってから、ひとつひとつやっていけば良いのですが、いちいち報告するなら、全部やってから報告しろという風潮だからです。周りの同僚もそこの部分はあきらめてしまっているのが現状です。
よって、この点はまだまだ改善されるべきですが、まだ力がないので、方法が分かりません。
・直感でいい。やることを3つに絞る
「KSF」を決めた後は、具体的な方法の立案です。ただし注意点は1つ。あれもこれもやらないことです。時間とパワーは有限です。だからこそ、パワーを集中させることを絞りましょう。やり方は、まず「やること」は3つ以下に抑えることです。
・「できるか、どうか」で迷わない
いざ、「やることを絞る」となると、躊躇することもあるでしょう。でも今日からは「できるか、どうか」ではなく、「やるか、やらないか」で考えるようにしてください。
成果に差がつくのは、能力の問題ではなく、「行動を起こせるかどうか」です。
迷った時こそ、あれこれを悩まずに「やるかやらないか」と考えてみてください。
この言葉はとても参考になりました。私はまず、できるかどうか悩んでしまいます。そんな時は自分がやってみたときの想像ができないからです。
しかし、それではなく、やってみてうまくいきそうにないなら、周りや上司の助けをもらってやってみても良いのではないかと思いました。うまくいかないという結果が出てからではなく、予想する能力はあるのだから、すべてがダメになる前に相談して、方向転換できるようにしたら、負担はありますが、失敗してからの負担よりかは軽いと思っています。
つづく
