定時で帰れて成果UP④
どうもミトコンドリオンです。
定時で帰れて成果UP
絶対に残業しない人の時短（しごと）のワザ
伊庭正康
第6章
「人のチカラ」を借りる
・人にお願いできる人になる
人に仕事をお願いすることは悪いことではありません。何と言っても、教える手間、確認の手間がなくなります。打ち合わせに時間が割かれますが、それ以上のメリットはあるでしょう。
私も人にお願いするのが苦手な方です。しかし、本当に無理な時は声をあげるようにしています。そうすると、少しずつですが手伝ってもらえたり、アドバイスをもらえたりします。
・たった3秒の「魔法のことば」
「お互い様」という気持ちを持つこと、持ってもらうことで仕事をスムーズに進めることができます。そんな「お互い様」の関係を築くための簡単な方法として、別れる際に「では、またね」ではなく、「何かできることがあれば言ってね」と伝えるようにしてください。
相手はこの言葉をずっと覚えているものです。それほど、心にささります。
これは人の助けを借りることの対になることだと思います。私も余裕のある時は周りを見るようにしています。トラブルで忙しい人がいないか、業務が多くなった人がいないかを見て、該当する人がいたら、「何かやろうか」と聞くようにしています。上司が周りをマネジメントした方が良いのですが、私はより近い存在として、声を掛けようとしています。その方が上司に声をかけるより、ハードルは低くなると思うからです。
・断られたら、「と、おっしゃいますと？」と聞き返す
当然ですが、人に何かをお願いするとき、断られることがあります。だからと言って拒否されているわけではありません。「断られる＝拒否されている」と考えていたなら、人にお願いするのが怖くなってしまいます。
「断られる＝何か事情がある」が正解です。
そこで、やってみることは、断られた時に「そうですか。…と、おっしゃいますと？」と聞き返してみてください。
この「と、おっしゃいますと？」のフレーズには、相手が事情を語らねばならなくなる得体の知れないパワーがあります。きっとあなたが想定していない事情を聞けるはずです。
そうすれば、どうしようもない事情がある場合も分かるでしょう。もしかしたら、代替案を一緒に考えてくれるかもしれません。
つまり、断られることを恐れないでください。それよりも事情を聞き、方策を考える方がスマートな選択です。
これは難しい。聞き返すことができる人がうらやましいです。
聞き返してもいいけど、相手も時短を目指しているからかも知れません。そう思うと、断りにくいし、相手も答えにくいと思うからです。そうなると、別の人にお願いしに行って、結局、時短を目指していない人に仕事が集中してしまうかもしれません。
だから、これは難しい。みんなで時短で成果が出る方法が見いだせたらと思います。
第7章
稟議を速く通す
・シリコンバレー式「小さく実験」をする
稟議をあげる際に、承諾してもらえない理由に「効果が見えない」といった理由もあります。そんな時は「小さく実験させてもらえませんか。そのうえで判断していただくことは可能でしょうか」と提案してみるのはいかがでしょうか。
・現場に「させる」ではなく、「していただく」と言う
社内とは言え礼儀をおろそかにすることは失礼にあたります。また、丁寧に対応することで、仕事もスムーズに進むことにつながります。
忙しくなると、なぜできないのか、怠慢ではないかと思ってしまうこともあります。イラっと来てもそこは抑えて、お客様に接しているかのような対応をしましょう。
製造現場であれば、次工程に引き継ぐときは品物をお客様に納品しているかのような心持で受け渡すことが良い職場を作り出すと思います。
第8章
「打ち合わせ」を高速で済ませる
・先に「おとしどころ」を決めておく
打ち合わせで落としどころを決めておかないとずるずると伸びてしまうことはよくあります。そんなことを予防するためにも打ち合わせの始めに決めておくことが重要です。
・会議では、「タイムキーパー」を申し出る
会議はダラダラと長くなることはよくあると思います。しかも、中身があまりない場合も多いのではないでしょうか。
そんなときは自らタイムキーパーを申し出ましょう。そうすることで、時間配分することができます。時間が来たため途中でも切り上げる勇気が必要です。そんな場合、上司や他の人がごちゃごちゃ言ってくるかもしれませんが、そこは「勉強中なんで」ということで、謝罪しつつも時間配分していきましょう。次第に時間を守るような人が増えていくと思います。
私の場合はタイムキーパーまではしていませんが、発表する方には「一人〇〇分くらいで」と先に言っておくことで、決めなければならないことを絞るようになり、報告内容もよくまとまるようになりました。
・「批評」ではなく、「解決策」を示す
打ち合わせや会議では報告内容、発表内容に対して、質問やコメントしなければならない雰囲気ってありますよね。しかし、その質問やコメントって批評になっていませんか。粗探しに夢中になっていませんか。
発表者はそんなこと望んでいません。その先の解決策を考えているのです。批評では現在に留まるだけですが、解決策を出すことで先に進むことができます。
会議で粗探しして、指摘するだけに夢中な人っていますよね。本人は役に立っている感を出していますが、それは会議をただただ中断させているだけです。
私は逆に、解決策ばかり考えてしまうので、あまり「共感」という部分がないため、冷たい人間に見られているのではと考えてしまうことがあります。質問やコメントする際は発表内容を一度受けてから、疑問点や自分の考えを言うよう気を付けようと努めています。
